Kösystem
Ett kösystem är ett system som hjälper en kundtjänstfunktion att skicka kunderna i tur och ordning på ett lugnt och samordnat sätt, så att ingen hoppar över och alla vet när det är deras tur. I princip hjälper ett kösystem till att betjäna kunderna på ett effektivare sätt.
Hur fungerar det?
Ett kösystem består av tre huvuddelar
- En eller flera biljettautomater där kunderna kan dra nummer till den eller de köer som ingår i kösystemet.
- En eller flera informationsskärmar som visar de olika köerna i kösystemet och det antal som varje kö har kommit fram till.
- En eller flera enheter för vidarekoppling, vilket är en liten enhet där personalen kan kontrollera köerna och ringa nästa nummer.
Oftast ser du ett kösystem när du är på ett apotek eller postkontor och behöver ringa ett nummer. Men ett kösystem kan användas i många olika sammanhang, och oavsett var du står inför en utmaning när det gäller att hantera ett stort kundflöde kan du dra nytta av ett kösystem. På Nordic Retail har vi till exempel också hjälpt bagerier, kiosker och myndigheter med många medborgarförfrågningar att installera ett kösystem för att effektivisera servicen.
Hur fungerar det?
Ett kösystem är inte bara ett kösystem
Kösystem kan i princip delas in i två kategorier: analoga kösystem och elektriska kösystem. Medan analoga kösystem är relativt lika och mycket enkla kan elektriska kösystem vara mycket annorlunda.
Analoga kösystem
Med analoga kösystem menar vi Turn-o-Matic Classic-kösystemen från METO. Turn-o-Matic Classic kösystem är allmänt erkända för att de ger stabil kvalitet och används ofta. Ett Turn-o-Matic Classic kösystem är den enklaste formen av kösystem som finns. Biljettautomaten är ett stativ som antingen kan placeras direkt på golvet eller hängas upp på väggen med ett enkelt fäste. Om butiken har en anställd med viss erfarenhet av branschen är det ofta möjligt att installera systemet själv utan att behöva betala för en montör. Om den står på golvet kan den också lätt flyttas vid behov. Ett Turn-o-Matic Classic-kösystem levereras med en skärm för visning av könummer, som enkelt kan hängas upp på väggen med ett enkelt fäste. Turn-o-Matic-kösystem tillåter endast en kö åt gången.
Elektriska kösystem.
När vi talar om ett elektriskt kösystem talar vi om typerna från ESII och Nemo-Queue.
Ett ESII-kösystem har en elektrisk biljettautomat med en pekskärm där du kan välja mellan upp till flera köer. Menyknapparna i kösystemet kan justeras beroende på vilka köer du vill ha i butiken, och en kö kan “öppnas” och “stängas” i kösystemet beroende på om det finns tillräckligt med personal för att betjäna en eller flera av köerna i kösystemet vid en viss tidpunkt.
Ett Nemo-Qeue-kösystem är klassen över ESII. Nemo-Queue kösystem är de mest flexibla och användarvänliga kösystemen som finns, både för kunder och butikspersonal. Precis som ESII består Nemo-Queue kösystemet av ett elektriskt stativ med en pekskärm. Menyknapparna kan också anpassas och upp till flera köer kan tas emot, liksom i ESII kösystem. Nemo-Queue överträffar ESII på området kundanpassning och mobil biljettförsäljning. Med ett Nemo-Queue-kösystem kan man inte bara anpassa menyknapparna utan även hela pekskärmens design med butikens egen logotyp och färger. På så sätt kan ett Nemo-Queue kösystem anpassas så att det passar perfekt in i butikens image och design.
Förutom möjligheten att dra en klassisk pappersbiljett har Nemo-Queue kösystemet också en funktion där kunderna kan skanna en QR-kod och “dra” ett nummer på sin smartphone. Kunden får ett fönster på sin telefon där han eller hon kan välja typ av kö (post, kiosk, bageri eller vad butiken har valt att kalla köerna för), och när kunden har valt typ av kö ger kösystemet kunden ett nummer på skärmen i smarttelefonen. Det spelar ingen roll om kunderna ändrar fönstret på sina smarttelefoner medan de väntar, så länge de håller fönstret med kösystemet öppet. Kunden kan också stoppa sin smartphone i fickan. När det är kundens tur kommer kösystemet att få kundens smartphone att ge en liten signal för att göra kunden uppmärksam på detta.
Varför investera i ett kösystem?
Förbättrad kundupplevelse
Ett kösystem hjälper personalen att betjäna kunderna i rätt ordning. Kunderna kan vänta i lugn och ro och veta att de inte kommer att bli förbigångna av andra kunder eller glömda av personalen eftersom butiken har ett effektivt kösystem. Med ett nummer i handen från kösystemet kan kunden vara säker på att personalen kommer att nå kundens tur någon gång och kalla kunden vidare. Kösystemet bidrar därför till att ge kunden en lugnare och mer ordnad upplevelse, där de inte känner sig lurade eller känner att de väntar i evigheter utan att kunna se slutet på väntetiden. Kundupplevelsen förbättras därför genom ett kösystem.
Flexibilitet och ökad försäljning
Ett kösystem i butiken gör också att kunderna slipper stå i kö. När man vet att kösystemet säkerställer att det automatiskt blir ens tur någon gång, och att personalen kallar fram en när de är redo, kan kunderna slappna av och se sig omkring i butiken under tiden. Du kanske blir inspirerad att köpa något mer, särskilt om butiken ser till att väntrummet där kösystemet används har en effektiv skyltning om bra erbjudanden som kunden kan frestas av. På så sätt kan ett kösystem bidra till att generera merförsäljning för butiken, och kundupplevelsen förbättras ytterligare genom att kunderna kan gå runt medan de väntar.
Frigöra resurser
Med ett kösystem kan butiken också samla in statistik om hur många kunder som besöker butiken under vissa tidsperioder. Med statistik från kösystemet kan butikscheferna till slut inse att de har för många människor som står vid kassan vid vissa tider. Med kösystemet kan du därför planera om dina skift och spara på lönerna. Eller så kan du helt enkelt frigöra en del av resurserna i kassan och fördela personalen på andra uppgifter. Omvänt kan ditt kösystem också varna dig för perioder av underbemanning, och du kan då vidta åtgärder för att minska väntetiderna och göra kunderna nöjdare.
Vi är redo att ge dig råd
Vad kan Nordic Retail erbjuda inom kösystem?
Nordic Retail har många års erfarenhet av att hjälpa våra kunder till bättre och effektivare kundservice genom att använda ett kösystem. Våra kunder drar nytta av det faktum att vi har starka samarbetsrelationer med ledande tillverkare av kösystem, t.ex. METO, Turn-o-Matic, Nemo-Queue och ESII.
Vi ger råd om valet av kösystem så att vi tillsammans med dig kan hitta exakt den typ av kösystem som passar behoven i din butik. När kösystemet är installerat ger vi butiken en grundlig utbildning i hur systemet används, till exempel hur man tar fram statistik och hur man skapar och hanterar olika köer i kösystemet samtidigt. Detta kan vara en kö för post och en kö för bageri eller något annat.
När du väljer Nemo-Queue kösystem hjälper vi butiken att anpassa kösystemet så att kösystemet innehåller butikens specifika färger och logotyper och så att menyknapparna innehåller rätt ord. Vi är också alltid tillgängliga för att ge service, antingen på distans eller personligen.
Dialog & sparring
Ett kösystem består i regel av tre delar
Har du lärt dig mer om dina köbehov eller har du fler frågor? Då är du välkommen att kontakta Nordic Retail för en kostnadsfri diskussion om alternativen och dina specifika behov. Våra key account managers har många års erfarenhet av kösystem och är alltid redo att ta en kopp kaffe och prata med dig.
